Klaar voor de start? Zo begin je met het uitbesteden van je administratie

Oke, je hebt besloten om je administratie uit te besteden aan een virtuele assistent (VA). Een slimme zet! Maar hoe begin je?

In deze blog nemen we je stap voor stap mee in het proces, zodat jij je kunt blijven focussen op wat je het liefste doet: het leveren van vakwerk en topkwaliteit.

Spoiler alert: verderop in dit artikel vind je een gratis checklist die je helpt om je administratie voor te bereiden op een goede overdracht.

1. Bepaal je behoeften

Voordat je begint is het belangrijk om helder te hebben welke taken je precies wilt uitbesteden. Denk aan:

• Facturatie
• Boekhouding
• Belastingaangiftes
• Offertes maken
• Agendabeheer

Maar ook zaken als klantenservice, email beheer, of sociale media kun je prima uit besteden aan een virtueel assistent.

Maak een lijstje van de taken die je als intensief ervaart en het liefst zou willen uitbesteden. Dit helpt je later bij het vinden van de juiste VA.

2. Verzamel je administratie

Om een soepele overgang te garanderen, is het belangrijk dat je je administratie op orde hebt. Verzamel alle relevante documenten, zoals:

• Facturen (zowel inkomend als uitgaand)
• Bankafschriften
• Bonnetjes en kwitanties
• Belastingdocumenten

Door alles goed te organiseren, maak je het je VA makkelijker om snel aan de slag te gaan.

3. Kies de juiste tools

Efficiënt samenwerken met je VA vereist de juiste digitale tools. Denk aan:

• Boekhoudprogramma (bijvoorbeeld Exact Online of Snelstart)
• Communicatieplatform (zoals Slack of Microsoft Teams)
• Documentenopslag (Google Drive of Dropbox)

Bespreek met je VA welke tools zij gebruiken en of deze aansluiten bij jouw wensen. De meeste VA werken zeer flexibel dus er is altijd een systeem beschikbaar waar jullie beide goed mee overweg kunnen.

4. Plan een uitgebreide kennismaking

Vertrouwen is de basis van een goede samenwerking. Plan een uitgebreide kennismaking met je VA om:

• Je bedrijf en werkwijze toe te lichten
• Verwachtingen over en weer te bespreken
• Afspraken te maken over communicatie en deadlines
• Vragen te stellen en eventuele zorgen te bespreken

Een persoonlijke klik is belangrijk voor een langdurige samenwerking.

5. Start met een proefperiode

Om te kijken of de samenwerking bevalt, is het verstandig om met een proefperiode te beginnen. Bijvoorbeeld:

• Een maand samenwerken
• Een specifiek project uitvoeren

Zo kun je ervaren hoe het is om samen te werken en of het aan je verwachtingen voldoet.

6. Zorg voor een goede overdracht

Een soepele start begint met een goede overdracht. Zorg ervoor dat je VA toegang heeft tot alle benodigde informatie en systemen. Maak duidelijke afspraken over:

• Inloggegevens en wachtwoorden
• Toegang tot je agenda
• Contactgegevens van belangrijke relaties

Hoe beter de overdracht, hoe sneller je VA effectief aan de slag kan.

Checklist: Klaar voor de start? Zo begin je met het uitbesteden van administratie

Vul je mailadres in en download mijn gratis checklist. Je ontvangt ook mijn updates over efficiënte zzp administratie in je mail. Afmelden mag natuurlijk altijd. Maar dat doet bijna niemand 👌

Conclusie

Het uitbesteden van je administratie is een grote stap, maar met de juiste voorbereiding en een betrouwbare VA kan het je veel tijd en stress besparen. Door deze stappen te volgen, leg je een solide basis voor een succesvolle samenwerking. Zo kun jij je focussen op wat je het liefste doet: het uitoefenen van je vak.

Klaar om te beginnen?

Ben je er toch nog niet klaar voor om je administratie uit te besteden? Plan een gratis kennismaking in mijn agenda. Dan kijken we samen wat er moet gebeuren zodat je met een gerust hart je administratie kan overdragen aan een Virtueel Assistent.